Kanban, Milestones, magisches Dreieck oder Lessons Learned

Sagen Ihnen diese Begriffe etwas oder stellen sie für Sie ein Buch mit sieben Siegeln dar? Alle diese Begriffe stammen aus dem Projektmanagement. Doch bevor Sie jetzt Angst bekommen, seien Sie beruhigt. Ein erfolgreiches Projektmanagement zeichnet sich nicht dadurch aus, dass man mit Fachbegriffen um sich wirft, sondern dass es – richtig angewandt – die Arbeit erleichtert.

Wir setzen seit Beginn der Firmengründung auf ein erfolgreiches Projektmanagement, weil wir der Meinung sind, dass die Arbeit in einer digitalisierten Welt gar nicht mehr anders funktioniert. Wenn Sie sich jetzt fragen, ob nicht eigentlich alles, was Sie tun, ein Projekt ist, lautet die Antwort wahrscheinlich nein. Prinzipiell zeichnet sich ein Projekt durch folgende Merkmale aus:

• Vorgabe eines Ziels
• zeitliche, finanzielle, personelle Begrenzungen
• projektspezifische Organisation

Die Suche nach einem passenden Mitarbeiter stellt also immer ein Projekt dar – wir wissen demnach, wovon wir reden. Nachfolgend finden Sie unsere Top 6 an die sich jeder halten sollte, der Projekte organisiert oder umsetzt.

1. Muss es wirklich ein Projekt sein?

Auch wenn es sich nur die wenigsten eingestehen wollen, die es betrifft: Es gibt Projekte, die sind von vornherein zum Scheitern verurteilt, und dann gibt es noch solche, die niemand braucht. Um derartige Situationen zu vermeiden, raten wir, vor dem Start erst einmal zu analysieren, ob das Projekt überhaupt Sinn ergibt, denn nicht jede Idee führt zwangsweise zu einem erfolgreichen Projekt. Hierfür empfehle ich eine detaillierte Situationsanalyse, bei der ein Ist-Zustand erfasst wird. Die bei dieser Analyse gesammelten Daten lassen sich im Anschluss wunderbar mithilfe einer SWOT-Analyse bewerten.

2. Ohne Anfang kein Ende

Der Projektstart entscheidet darüber, ob ein Projekt Erfolg hat oder nicht. Deshalb ist es unumgänglich, gleich zu Beginn so viele Informationen wie möglich zu sammeln und diese anschließend zu analysieren. All das geschieht in der Definitionsphase. Hier werden alle Projektziele und Rahmenbedingungen festgelegt – seien es Laufzeit, Budget oder Zielvorgaben. Nur wenn alle das Ziel kennen, kann auch jeder darauf hinarbeiten. Dabei ist es wichtig, dass das Ziel klar definiert und messbar ist, damit bei Projektabschluss Einigkeit darüber herrscht, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. Die festgelegten Zielgrößen Zeit, Kosten und Leistung lassen sich in einem magischen Dreieck symbolisieren. Sie stehen an den drei Eckpunkten und klar ist: Ändert sich eine Größe, so wirkt sich das unmittelbar auf die beiden anderen Zielgrößen aus.

3. Seien Sie Realist!

Gescheiterte Projekte kennt jeder – sei es aus dem Privatleben, bei der Renovierung und Umgestaltung des Arbeitszimmers oder aus den Medien, wenn es um den Hauptstadtflughafen geht. Oft scheitern Projekte an unrealistischen Vorstellungen hinsichtlich des Budgets und der Zeit. Die Kosten von vornherein zu knapp zu kalkulieren, damit man das „Go“ für den Projektstart bekommt, rächt sich in den meisten Fällen. Auch die eingeplante Zeit sollte realistisch kalkuliert sein, sonst ist ein Scheitern vorprogrammiert. Hierbei gilt es folgenden wichtigen Punkt zu beachten: Je mehr Zeit ein Projekt in Anspruch nimmt, desto mehr Puffer müssen die Beteiligten einplanen. Bei einem Projekt, das beispielsweise 12 Monate läuft, lässt sich der Fertigstellungstermin nicht so genau bestimmen wie bei einem dreiwöchigen Projekt. Bei der Zeitplanung kommen sogenannte Milestones zum Einsatz. Sie helfen, das Projekt in mehrere kleine Etappen zu teilen, damit sich der Projektfortschritt kontrollieren lässt.

4. Gemeinsam zum Ziel

Sobald klar ist, wie das Ziel aussieht, muss der Projektleiter sein Team entsprechend zusammenstellen. Hierbei gilt es auf flache Hierarchien zu achten, damit jedes Mitglied wichtigen Input leisten kann. Zudem müssen die Mitglieder Zeit haben – wer bereits vor Projektbeginn 10 Stunden am Tag arbeitet, kann keinen Beitrag leisten, es sei denn, er erhält eine Freistellung von seinen anderen Aufgaben.

5. Nutzen Sie Tools

Je größer und umfangreicher ein Projekt ausfällt, desto besser muss es dokumentiert werden, damit sich alle Beteiligten immer auf dem gleichen Wissensstand befinden. Hierfür gibt es unterschiedliche Applikationen und Softwares – so existieren digitale Kanban Boards, mit denen sich Workflows abbilden lassen. Für die Dokumentation kann auch eine einfache Exceltabelle zum Einsatz kommen. Wir setzen auf Asana, weil es für unsere PMO Aktivitäten genau den Umfang mitbringt, den wir benötigen.

6. Hinterher ist man immer schlauer?

Jeder Mensch macht Fehler, das gehört zum Leben – auch während eines Projektes können sie passieren. Wichtig ist es, dieselben Fehler nicht zu wiederholen. An dieser Stelle kommt die sogenannte „Lessons Learned“-Methode ins Spiel. Hierbei erfolgt eine Sammlung aller Erfahrungen und Erkenntnisse – sowohl die guten als auch die schlechten – meist am Ende eines Projektes. Workshops bieten hierfür eine gute Möglichkeit.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem nächsten Projekt!